Tổng hợp mẫu câu giao tiếp tiếng Anh dành cho lễ tân và thư ký văn phòng

Đối với lễ tân và thư ký văn phòng là hai bộ phận thường xuyên tiếp xúc với khách hàng. Vậy nếu làm việc tại công ty nước ngoài hoặc có đối tác, khách hàng là người nước ngoài, bạn chắc chắn phải tìm hiểu về tiếng Anh giao tiếp dành cho lễ tân và thư ký văn phòng để có thể giao tiếp với khách hàng một cách chuyên nghiệp nhất, để lại ấn tượng ban đầu khi khách hàng tới công ty.

Tiếng Anh dành cho nhân viên lễ tân

1. Greeting the visitor (Chào đón khách)

• Good morning/afternoon. Can I help you?

Chào buổi sáng/chiều. Tôi có thể giúp gì cho ông/bà?

• Do you have an appointment?

Ông/Bà có hẹn trước không?

• I'll let (Mr Smith) know you're here. What name is it, please?

Tôi sẽ báo cho (Mr Smith) biết ông/bà đang ở đây. Vui lòng cho tôi biết tên ông/bà?

2. Explaining there's a problem (Giải thích vấn đề)

• I'm afraid (Mr Smith) is in a meeting.

Tôi e là (Ông Smith) đang họp.

• I'm sorry, but he/she's out of the office at the moment.

Tôi xin lỗi, nhưng anh/cô/ông/bà ấy không có ở văn phòng lúc này.

3. Offering help/refreshments (Đề xuất giúp đỡ)

• Would you like to take a seat?

Mời ông/bà ngồi.

• Maybe I can help you?

Tôi có thể giúp gì cho ông bà được không ?

• Would you like some tea/coffee while you wait?

Ông/Bà có muốn uống trà/cà phê trong lúc đợi không ?

• Milk and sugar?

Ông/Bà có muốn dùng sữa hay đường không ?

• Would you like to read through our company brochure/newsletter/literature?

Ông/bà có muốn đọc qua brochure/bản tin tài liệu/ấn phẩm của công ty chúng tôi không ?

4. Making small talk (Tạo nên những đoạn hội thoại ngắn – chuyện phiếm)

• Did you have a good journey?

Chuyến đi của ông/bà thuận lợi chứ?

• What was the weather like in (London)?

Thời tiết ở (Luân Đôn) thế nào?

• Have you been to (Germany) before?

Ông/Bà đã từng đến Đức chưa?

>>> Mời xem thêm: Cách dùng cấu trúc Require trong tiếng Anh cơ bản nhất

Tiếng Anh dành cho thư ký văn phòng

A: Good morning, this is X Company. How can I help you? 

(Xin chào. Công ty X xin nghe. Tôi có thể giúp gì cho anh?)

B: Good morning. My name is Mike. Could I speak to your manager, Mr. Ryan please? 

(Chào cô. Tôi tên là Mike. Tôi có thể trao đổi với giám đốc của cô, ông Ryan được không ạ?)

A: I'm sorry but I'm afraid that Mr. Ryan isn't available now. He is having a press conference at the moment. Would you please leave him a message? 

(Tôi rất lấy làm tiếc thưa ông, tôi e rằng ông Ryan không rảnh vào lúc này đâu ạ. Hiện tại thì ông ta đang có một cuộc họp báo. Ông vui lòng để lại tin nhắn cho ông ấy nhé?)

Or:

A: I'm afraid Mr. Ryan isn't in. He's away on a business trip and Mr. Ryan won't be in his office until next Wednesday. Would you like to leave a message? 

(Tôi e rằng ông Ryan không có mặt ở văn phòng. Ông ấy đang đi công tác và ông Ryan sẽ không có mặt cho đến thứ tư tuần tới. Ông có muốn để lại tin nhắn không?)

B: Yes, please. I would like to inform him that the meeting that was scheduled at 2 p.m. on Thursday next week has been postponed until 2 p.m on Friday. I'm afraid that I'll be busy on Thursday, as something unexpected has come up. 

(Ồ được rồi. Tôi muốn thông báo rằng cuộc họp đã được lên kế hoạch vào lúc 2 giờ chiều thứ 5 tuần tới đã bị hoãn lại cho đến tận 2 giờ chiều thứ sáu. Tôi e rằng tôi bận việc vào thứ năm, vì có một việc bất ngờ đã xảy ra.)

Or:

B: Yes, please. Could you tell him that Robert called and ask him to call me back as soon as he gets in. Mr. Sheridan already has my number.

(Vâng. Cô có thể nhắn với ông ấy rằng Mike gọi và nhắc ông ấy gọi lại cho tôi ngay sau khi ông ấy có mặt. Ông Ryan đã có số của tôi rồi.)

A: I see, sir. I'll send him the message. Excuse me, where are you calling from, sir? 

(Tôi đã rõ rồi thưa ông. Tôi sẽ nhắn lại cho ông ấy sau. Xin lỗi, ông đang gọi điện thoại từ đâu vậy thưa ông?)

B: I'm calling from A Technologies Ltd. 

(Tôi gọi từ Công ty trách nhiệm hữu hạn A Technologies.)

A: Could you repeat and spell your name, please? 

(Ông vui lòng nhắc lại và đánh vần tên của mình được không ạ?)

B: Certainly. My name is Mike. That's M-I-K-E.

(Chắc chắn rồi. Tôi tên là Mike Đánh vần là M-I-K-E.)

A: Thank you, Mr. Mike. Could you give me your phone number, please?

(Cảm ơn ông Mike. Ông có thể cho tôi số điện thoại của ông được chứ ạ?)

B: That's fine. My number is 0121.321.123.

(Được thôi. Số điện thoại của tôi là 0121.321.1230)

A: Is that 0121.321.123?

(Có phải là 0121.321.123 không ạ?)

B: Yes, that's right!

(Vâng đúng rồi!)

A: Thank you, sir. Do you need anything else?

(Cảm ơn ông. Ông có cần gì thêm nữa không ạ?)

B: Oh, no. I think that's all I need to tell him.

(À, không. Tôi nghĩ đó là toàn bộ những gì tôi cần nói với ông ấy.)

A: Let me repeat your information to make sure I got it right. Your name is Mike, you're calling from A Technologies Ltd, your phone number is 0121.321.123, and you need to inform Mr. Ryan that the meeting that was scheduled at 2 p.m. on Thursday next week has been postponed until 2 p.m on Friday. Is that correct, Mr. Mike?

(Hãy để tôi nhắc lại thông tin để chắc chắn rằng tôi đã hiểu đúng. Tên của ông là Mike, ông gọi điện thoại từ Công ty trách nhiệm hữu hạn A Technologies, số điện thoại của ông là 0121.321.123, và ông cần báo cho ông Ryan rằng cuộc họp đã được lên lịch lúc 2:00 ngày thứ năm tuần tới đã bị hoãn lại cho đến 02:00 t chiều thứ Sáu. Phải không thưa ông Mike?)

B: Yes, that's correct. I apologise for any inconvenience.

(Vâng, đúng rồi. Tôi xin lỗi nếu xảy ra bất cứ sự bất tiện nào.)

A: It doesn't matter, sir. Goodbye.

(Không có vấn đề nào đâu thưa ông. Chào ông.)

B: Bye.

(Tạm biệt cô.)

>>> Có thể bạn quan tâm:

Một số cách hỏi xin đi nhờ xe người khác

Học tiếng Anh 1 thầy 1 trò online